Quelle procédure pour changer de syndic ?

Quelle procédure pour changer de syndic ? C’est bon, votre décision est actée, vous avez décidé de changer de syndic ! Maintenant, reste à maîtriser la procédure de changement de syndic de copropriété, ne vous inquiétez pas, on vous détaille toutes les étapes :

Vérifier que le changement de syndic est possible d’un point de vue légal

Scénario 1 : le contrat de syndic arrive à échéance cette année, le syndicat des copropriétaires est donc tout à fait en droit de signer un nouveau contrat de mandat de syndic sans avoir à se justifier vis-à-vis du syndic précédent. Il n’existe en effet pas de tacite reconduction en matière de contrat de syndic.

Scénario 2 : la copropriété est engagée sur un contrat longue durée avec le syndic actuel (2 voire 3 ans). La désignation d’un nouveau syndic ne pourra alors se faire que d’une seule façon : révoquer le syndic actuel. Le syndicat de copropriété doit alors prouver que le syndic a commis des fautes de gestion justifiant cette révocation. Dans le cas contraire, vous risquez de devoir verser les honoraires à courir jusqu’au terme du mandat.

Veiller à respecter l’obligation de mise en concurrence du mandat de syndic

La Loi ALUR impose depuis sa promulgation, le 26 mars 2014, une obligation périodique de mise en concurrence du mandat de syndic. La Loi Macron est venue, en 2015, précisée la périodicité : tous les 3 ans. Vous devez donc veiller à réaliser votre appel d’offres dans les règles et justifier du respect de cette obligation de mise en concurrence.

Si le conseil syndical réalise l’appel d’offres seul, il est recommandé que ce dernier rédige une note précisant la manière dont l’appel d’offres a été réalisé et d’y annexer le contrat de syndic de chaque société sollicitée.

Si le conseil syndical a recourt à un courtier en syndic, le rapport communiqué par ce dernier permet de prouver le respect de cette obligation de mise en concurrence.

 Sélectionner le syndic de copropriété à présenter en assemblée générale

Changer de syndic mais pour quel cabinet ? Il ne faut pas perdre de vue que le syndic a la charge d’administrer l’ensemble des parties communes de la résidence. Il doit notamment veiller à maîtriser les charges de copropriété, faire respecter les dispositions du règlement de copropriété, appliquer les décisions prises en assemblée générale et tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété. Le rôle du syndic est par conséquent crucial.

Le conseil syndical doit donc veiller à ce que le futur syndic soit adapté aux caractéristiques de la résidence (taille, âge, éléments collectifs…) ainsi qu’aux besoins du conseil syndical (communication, présence dans le quartier, extranet..).

Là encore, le conseil syndical a 2 options :

  • Effectuer cette recherche seul, cela demande notamment une forte implication de ses membres afin d’analyser les propositions et les organisations des différents cabinets.
  • Mandater un courtier en syndic indépendant, chargé d’identifier les 3 syndics correspondant le mieux aux besoins de la résidence.

Pour les petites copropriétés, gardez en tête qu’il existe toujours la solution du syndic bénévole, un copropriétaire volontaire assure alors la gestion de la résidence.

 Présenter un seul syndic en assemblée générale en face du syndic en place

Il est important de préciser que la Loi ALUR impose une obligation de mise en concurrence du mandat de syndic par les conseillers syndicaux mais n’impose à aucun moment de présenter des syndics en assemblée générale. Pour être clair, le conseil syndical a tout à fait le droit, à l’issue de l’appel d’offres, de considérer que le syndic en place est le plus indiqué pour gérer la résidence et donc ne pas soumettre de contrat d’autres syndics à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Parallèlement, si le conseil syndical souhaite changer de syndic, elle peut proposer au vote des copropriétaires autant de syndics qu’il souhaite. Néanmoins, il convient de garder en tête que le vote concernant le mandat de syndic se fait à la majorité absolue des tantièmes : plus le nombre de syndics présentés est élevé, plus la probabilité de changer de syndic est faible. Il faut en l’occurrence éviter le scénario où aucun syndic ne serait élu, ce qui impliquerait alors la nomination d’un administrateur provisoire par le tribunal. C’est d’ailleurs pour cette raison que la plupart des associations de copropriétaires recommandent de ne présenter qu’un seul syndic en face du syndic en place.

 Notifier le contrat du syndic retenu

Afin que le changement de syndic soit débattu en assemblée générale (AG), il est nécessaire de procéder à l’envoi d’un courrier recommandé afin d’intégrer la candidature du syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Ce courrier est envoyé au syndic en place et doit obligatoirement intégrer le contrat du syndic présenté par le conseil syndical. Le syndic actuel a donc forcément connaissance de la proposition de son concurrent avant l’envoi de la convocation et peut, par conséquent, modifier son offre en fonction.

Maintenant, que faire si le syndic ne convoque pas l’assemblée générale ou la convoque sans intégrer la résolution concernant la nomination du syndic présenté par le conseil syndical ? L’article 8 du décret 17 mars 1967 permet alors au conseil syndical d’envoyer au syndic une mise en demeure de convoquer une assemblée générale suivant un ordre du jour défini par le conseil syndical. Sans réponse dans un délai de 8 jours, le conseil syndical peut procéder lui-même à l’envoi de convocation, il faut alors qu’il ait en sa possession la liste à jour de l’intégralité des copropriétaires. Tous les copropriétaire doivent alors être convoqués au moins 21 jours avant l’assemblée générale, quel que soit le statut juridique du copropriétaire (individuel, SCI, indivision, société…).

Sécuriser la participation des copropriétaires à l’assemblée générale

Changer de syndic n’est pas une démarche anodine, il faut donc impérativement sensibiliser les copropriétaires avant l’assemblée générale afin de lever les incertitudes et répondre à leurs éventuelles interrogations. Il est par conséquent conseillé d’envoyer un courrier d’information à l’ensemble des copropriétaires précisant les griefs à l’encontre du syndic actuel, le déroulé de l’appel d’offres et une présentation du syndic sélectionné par le conseil syndical.

Pour les résidences importantes, il est également recommandé d’effectuer une réunion d’information afin de pouvoir échanger avec les copropriétaires à ce sujet.

 Assurer la bonne tenue de l’assemblée générale

L’assemblée générale débute par la constitution du bureau : président de séance, scrutateurs et secrétaire. Le secrétariat est généralement assuré par le syndic, néanmoins, si le conseil syndical souhaite sécuriser la continuité de retranscription des débats, un de ses membres peut alors assurer le rôle de secrétaire. Ce dernier aura donc la charge de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale.

Lorsque viennent les résolutions concernant le mandat de syndic, il est généralement recommandé de procéder de la façon suivante :

  • Accorder 10 minutes au syndic en place afin de défendre sa candidature.
  • De la même manière, accorder 10 minutes au syndic candidat afin qu’il se présente devant les copropriétaires.
  • Le conseil syndical donne ensuite sa recommandation aux copropriétaires concernant le syndic qu’il souhaite voir élu.
  • Les candidatures des deux cabinets font chacun l’objet d’un vote à la majorité de l’article 25 de la Loi du 10 juillet 1965 (soit la majorité de l’ensemble des tantièmes de la copropriété).
  • Si aucun des syndics n’obtient la majorité absolue mais qu’ils obtiennent au moins 1/3 des tantièmes, un second vote est possible tout de suite après, à la majorité de l’article 24 (uniquement les tantièmes présents ou représentés). Dans ce cas, le syndic obtenant le plus de tantièmes est alors élu.
  • Le nouveau syndic assure alors la tenue de l’assemblée générale jusqu’à son terme et a la responsabilité de diffuser le procès-verbal d’assemblée générale à l’ensemble des copropriétaires.

Le syndic sortant doit ensuite communiquer à son successeur l’ensemble des documents et fonds appartenant à la copropriété dans un délai maximum de 3 mois.

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