Quelles sont les fonctions du syndic de copropriétés ?

Comment changer de syndic en cours de mandat ?

Dans un premier temps, il convient de rappeler ce qu’est un syndic de copropriétés. Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers (personnel d’immeuble, fournisseurs, administrations diverses etc.). Il pourra prendre la forme d’une personne morale ou bien d’une personne physique (société commerciale ou un copropriétaire).

 

Fonctions du cabinet de syndic : 

 

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Cette relation contractuelle se matérialise par la signature d’un contrat de mandat de syndic voté lors d’une assemblée générale annuelle regroupant l’ensemble des propriétaires).

Dans le cadre de sa mission le mandataire devra assurer la gestion administrative, comptable, technique et financière de la copropriété.

 

Il aura pour rôle :

  • D’administrer l’immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d’urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde

 

  • Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l’assemblée générale,

A la suite de l’assemblée générale annuelle, le syndic se chargera de faire appliquer les décisions adoptées par le syndicat des copropriétaires.

 

  • Informer les propriétaires de l’immeuble des décisions prises en assemblée générale,

Le syndic a pour obligation de communiquer à l’ensemble des copropriétaires le procès-verbal d’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la date d’assemblée générale.

 

  • Procéder à l’immatriculation de la copropriété auprès du registre national des propriétés,

 

  • Etablir et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble,

Le contenu du carnet d’entretien reprendra l’ensemble des travaux, des contrats de la résidence ainsi que tous les organes de décisions de l’immeuble (adresse du syndic, nom des membres du conseil syndical, etc.). Le carnet d’entretien est tenu à jour par le syndic.

 

  • Etablir et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété,

La fiche synthétique de la copropriété regroupera l’ensemble des données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.

 

  • Etablir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,

 

  • Représenter le syndicat de copropriétaires en justice,

Il représentera le syndicat dans tous les actes civils et en justice lors des recours contre des tiers (copropriétaires défaillants ou fournisseurs par exemple).

 

  • Assurer la gestion du personnel de la copropriété,

Les salariés de la copropriété sont les employés du syndicat des copropriétaires et non du syndic. Ces derniers sont donc sous l’autorité du syndic en qualité de représentant du syndicat. A ce titre le cabinet se chargera d’embaucher ou le cas échéant licencier les employés du syndicat des copropriétaires avec l’accord des propriétaires.

Dans le cadre des missions d’administration attribuées au syndic, ce dernier devra obligatoirement organiser un vote concernant les décisions suivantes :

 

  • Souscription d’un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre. (Majorité de l’article 24),

Le syndic devra souscrire à un contrat pour le compte du syndicat des copropriétaires contre les risques de responsabilité civile lors d’une assemblée de propriétaires.

 

  • Gestion des archives syndicat. (Majorité de l’article 25),

Le syndic conservera dans ses locaux ou bien auprès d’une société d’archivage spécialisée toutes les archives de la résidence à savoir un an pour les courriers et ordres de services divers, 3 ans pour les charges sociales,5 ans pour les relevés des comptes bancaires et les livres de paies, 10 ans pour les marchés travaux relevant d’une garantie décennale et documents comptables, plus de 30 ans pour les salaires et les documents relatifs aux reconstitutions des carrières professionnelles.

 

  • Tout syndic professionnel se devra de proposer, un accès en ligne aux documents dématérialisés (extranet) relatifs à la gestion. (Majorité de l’article 25),

Depuis 2015, chaque syndic se doit de pouvoir donner l’accès à ses clients à un extranet permettant la consultation en ligne des documents relatifs à la gestion de la résidence.

 

Gestion comptable et financière :

  • Établir le budget prévisionnel de l’année de la copropriété, établir les comptes du syndicat, régler les fournisseurs et assurer le recouvrement des sommes dues à l’immeuble (indemnités sinistres, charges de copropriétés).

 

  • Ouvrir un compte bancaire dans l’établissement bancaire de son choix, au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le syndicat,

L’assemblée générale pourra décider que ce compte sera ouvert dans un établissement bancaire autre, de son choix.

Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat.

Dans le cas où, ce compte ne serait pas ouvert dans un délai de 3 mois à compter de la nomination du cabinet, son contrat sera frappé de nullité.

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