Comptes copropriété

le 18 novembre 2012

 

  1. Tenue des comptes par le syndic de la copropriété

Le syndic est amené à recevoir des fonds alimentés par les contributions des copropriétaires pour pouvoir effectuer les dépenses nécessaires (gestion, entretien, réparations) pour le compte de la copropriété. Le syndic est chargé de tenir une comptabilité qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du Syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

  1. Budget prévisionnel de la copropriété

Le budget prévisionnel est voté, avant le début de l’exercice comptable, par les copropriétaires en assemblée générale. Il couvre un exercice comptable de 12 mois. Il réunit l’ensemble des dépenses de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes, et des équipements communs de l’immeuble.

  1. Qu’appelle-t-on travaux de maintenance ?

Article 45 du décret du 17 mars 1967. Les travaux de maintenance sont des travaux d’entretien courant exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun. Ils comprennent les menues réparations.

Exemples : Travaux de remplacement d’éléments sur la chaudière ou l’ascenseur dont le prix est compris dans un contrat de maintenance ou d’entretien.

Sont exclues des dépenses du budget prévisionnel, les dépenses pour travaux fixées par l’article 44 du décret du 17 mars 1967, à savoir les dépenses relatives :

  • Aux travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble

  • Aux travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance

  • Aux travaux d’amélioration tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipements existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commune ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments

  • Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations

  • Aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble

Le syndic est tenu d’effectuer les appels de fonds auprès des copropriétaires sous forme de provision pour le trimestre à venir. La copropriété programme donc 4 appels de fonds par an, représentant le quart du budget voté (il est toutefois possible de prévoir des appels de fonds mensuels ou trimestriels, ou d’ajuster le montant des acomptes).

  1. Comptes séparés de la copropriété

Deux types de comptes bancaires existent pour en copropriété afin de gérer les fonds du Syndicat des Copropriétaires :

  • Le compte bancaire unique ouvert au nom du syndic pour plusieurs copropriétés : les coûts et produits financiers provenant de la gestion du compte unique sont à la charge ou au profit du syndic

  • Le compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires : les coûts et produits financiers provenant de la gestion du compte séparé sont à la charge ou au profit du Syndicat des Copropriétaires

Depuis la loi SRU du 13 décembre 2000, le syndic doit ouvrir d’office un compte séparé au nom du syndicat, sans qu’il y ait lieu de faire délibérer l’assemblée sur ce point. L’article 18 de la loi de 1965 rend obligatoire l’ouverture d’un compte séparé, sauf si l’assemblée générale en dispense le syndic.

ATTENTION : seul le syndic professionnel peut être dispensé de l’ouverture d’un compte séparé. Lorsque le syndic est bénévole, la loi impose que le compte soit séparé.
La décision par laquelle l’assemblée dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. La dispense d’ouverture d’un compte séparé est temporaire.

Il doit s’agir d’un véritable compte séparé et non d’un sous-compte d’un compte global appartenant au syndic.

Le syndic qui n’a pas obtenu la dispense d’ouverture d’un compte séparé dispose d’un délai de trois mois à compter de sa désignation pour procéder à l’ouverture d’un compte séparé. A défaut, le mandat du syndic est nul de plein droit. Cette nullité peut être demandée par tout copropriétaire dans un délai de 10 ans à compter de la date de la décision de l’assemblée désignant le syndic.

  1. Contrôle des comptes de la copropriété
  • Contrôle effectué par le conseil syndical

Selon l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical a pour mission de vérifier les comptes.

Selon l’article 26 du décret du 17 mars 1967, il est amené à vérifier la comptabilité du syndicat et la répartition des dépenses. Il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant d’une manière générale à l’administration de la copropriété.

  • Contrôle exercé par chaque copropriétaire

Selon l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, chaque propriétaire a la possibilité de consulter les pièces justificatives des charges une fois par an, chez le syndic. Il dispose pour cela d’au moins un jour ouvré, obligatoirement fixé entre la date de convocation et la tenue de l’assemblée générale, selon les modalités définies par l’assemblée générale.

Si l’assemblée générale n’a pas statué à ce sujet, un copropriétaire ne peut exiger de consulter le jour de son choix, en revanche le syndic peut fixer les modalités de la consultation dans le cadre légal.

La consultation porte sur les pièces justificatives, notamment les factures, les contrats de fournitures et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Aussi, tous les documents comptables doivent porter le nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble et préciser leur contenu, la référence de l’exercice comptable auquel il se rapporte.

  1. Approbation des comptes de la copropriété

Chaque année, le syndic doit présenter les comptes de l’exercice clos pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice. Les membres du Conseil Syndical ont mission de les vérifier afin de donner un avis en assemblée générale et d’éclairer le vote des copropriétaires.

Lors de la convocation des copropriétaires, le syndic à l’obligation de leur fournir trois types de documents qui doivent être notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour :

  • L’état financier : il présente l’état des dépenses et des dettes. Il comporte l’état de la situation de trésorerie et fait apparaître le montant des emprunts restant dus.

  • Le compte de gestion général : il présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte pour gestion des opérations courantes, et le compte de gestion pour les travaux non compris dans le budget prévisionnel et opération exceptionnelle. Ce compte fait apparaître toutes les sommes que le syndic a encaissées au cours de l’exercice ainsi que l’ensemble des dépenses acquittées du syndicat.

  • L’état des travaux non compris dans le budget prévisionnel et des opérations exceptionnelles : il fait apparaître le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.

A partir de ces documents, le syndicat des copropriétaires, réuni en assemblée générales, vote, à la majorité simple, l’approbation des comptes de la copropriété portant sur l’exercice clos. A cette occasion est également voté le budget prévisionnel ainsi que les dépenses pour travaux et opérations exceptionnelles.

Une fois approuvés, les comptes sont définitifs et toute contestation devient impossible, à moins que la décision ne soit annulée par un tribunal à la suite du recours d’un copropriétaire. Si l’assemblée générale approuve les comptes, cela vaut ratification de la gestion financière du syndic et interdit toute révision ultérieure des dépenses de la copropriété, sauf erreur, omission ou présentation inexacte. Cela vaut également ratification des actes accomplis par le syndic, même s’ils ont été irrégulièrement faits.

  1. Contestation de l’approbation des comptes

Le copropriétaire a un délai d’un mois après la réception du procès verbal. Il doit alors s’adresser au Tribunal de Grande Instance.

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