Rôle du syndic copropriété

le 19 novembre 2012

 

  1. Le respect du règlement de copropriété

Le syndic est chargé d’assurer l’application des dispositions du règlement de copropriété et l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale (travaux, entretien courant, gestion du personnel, recouvrement des charges, etc…). Il a pour mission de convoquer et de tenir l’assemblée générale et de notifier le procès verbal qu’il devra consigner dans un registre librement accessible par les copropriétaires.

Il doit donc être présent aux assemblées (ou se faire représenter) au cours de laquelle il doit établir les feuilles de présence et présenter un compte rendu de sa gestion.

Il doit prendre toutes les mesures que rendent nécessaires la conservation et l’entretien de l’immeuble. Il doit gérer au quotidien la copropriété et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble (Loi Solidarité et Renouvellement urbain du 13 décembre 2000).

Que doit contenir le carnet d’entretien ?

Le décret du 30 mai 2001 a précisé son contenu. Il doit notamment mentionner, pour chaque bâtiment, les références des contrats d’assurance et leurs dates d’échéance, l’année de réalisation des travaux importants (réfection des toitures, ravalement des façades, remplacement de l’ascenseur, de la chaudière, des canalisations, etc…) ainsi que l’identité des entreprises ayant réalisé ces travaux, la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage en cours, les références différents contrats d’entretien en cours et leur date d’échéance, et s’il existe, l’échéancier du programme pluriannuel des travaux décidé par l’assemblée générale. D’autres mentions complémentaires sur l’état de l’immeuble pourront être décidées par cette dernière.

Ce carnet doit être communiqué à tout candidat à l’acquisition d’un lot de copropriété, tout bénéficiaire d’une promesse unilatérale de vente ou d’achat ou d’un contrat réalisant la vente d’un lot qui en fera la demande.

Il peut, en cas d’urgence, décider l’accomplissement de certains travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, mais il doit convoquer immédiatement l’assemblée afin de faire ratifier les décisions prises.

Par ailleurs, il reçoit les plaintes, adresse les mises en demeure, et au besoin, poursuit judiciairement les contrevenants.

  1. Gestion documentaire, budgétaire et comptable

Il est chargé d’établir le budget prévisionnel et de la soumettre au votre de l’assemblée générale.

Il doit tenir, pour chaque syndicat, une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de tous les copropriétaires à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

Et en matière administrative et comptable, il doit établir la liste des copropriétaires, tenir les archives du syndicat et tenir la comptabilité.

  1. Gestion financière de la copropriété

Le syndic est chargé de l’ouverture d’un compte bancaire ou postal au nom du syndicat.

Il peut également décider de l’ouverture d’un compte séparé pour le syndicat des copropriétaires. Un compte séparé permet un meilleur suivi de la gestion ; il facilite les placements de trésorerie, et constitue une sécurité en cas de faillite ou de changement de syndic.

  1. L’ouverture du compte séparé

Le syndic est obligé d’ouvrir un compte séparé dans les 3 mois qui suivent sa désignation ou d’en demander la dispense. A défaut, il encourt la nullité de plein droit de son contrat, nullité qui pourra être exercée par tout copropriétaire.

Néanmoins, l’assemblée générale peut dispenser, pendant une durée déterminée, le syndic d’ouvrir un compte séparé.

ATTENTION : Nous conseillons de lire le contrat de syndic avant de l’adopter car dans le cas de l’ouverture d’un compte séparé, les syndics en profitent pour majorer leurs honoraires.
Dans le cas où le syndic est non professionnel, l’ouverture d’un compte séparé est obligatoire pour éviter toute confusion entre les fonds du copropriétaire chargé de la gestion de la copropriété et ceux du syndicat.

  1. Représentation du syndicat des copropriétaires en justice

Il est chargé de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice mais il doit prendre les initiatives nécessaires en matière judiciaire.

Dans la mesure où il a mandat général de préservation de l’immeuble, il peut, sans autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires agir en justice pour le recouvrement des impayés, pour les actions en référé et les mesures conservatoires et quand le syndicat des copropriétaires est assigné en justice.

Dans les autres cas, pour agir en justice, il doit recevoir l’autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Quelle majorité est requise pour l’autorisation d’agir en justice ?

L’article 55 du Décret du 1er mars 1967 prévoit que l’autorisation donnée au syndic d’agir en justice se fait à la majorité simple (art. 24 de la loi du 10 juillet 1965)

  1. Responsabilité du syndic

Le risque de mauvaise gestion par le syndic pèse sur la copropriété à l’égard des tiers.
S’il refuse d’effectuer les travaux qui ont été votés en assemblée, il engage sa responsabilité professionnelle.

A l’occasion de l’exercice de ses fonctions, le syndic engage sa responsabilité à l’égard de chaque copropriétaire, mais aussi vis-à-vis du syndicat ou des tiers, tant du point de vue civil que du point de vue pénal.

  • La responsabilité civile qui se scinde en deux catégories

  • la responsabilité contractuelle porte sur les actes commis par le syndic au titre de son mandat, et ne peut être invoquée que par les copropriétaires ;

  • la responsabilité délictuelle tient à tous les autres actes civils qui n’étaient pas prévus au contrat, qui ont occasionné un dommage ; elle peut être évoquée par tout intéressé, qu’il soit copropriétaire ou non.

  • La responsabilité pénale : celle-ci concerne les actes visés par le code pénal et commis par le syndic (qu’il soit personne physique ou morale) dans l’exercice de ses fonctions :

  • financières : vol, escroquerie, abus de confiance, détournement de fonds…

  • de gérance quotidienne : blessures ou homicide par imprudence (si par exemple la négligence d’un syndic a entraîné un accident)

  • d’employeur délégué : non respect de la réglementation du travail, comme les règles d’hygiène et de sécurité

La mise en œuvre de cette responsabilité nécessite de rechercher une faute personnelle.

Exemple : si un accident survient dans un ascenseur alors que la société de maintenance avait été mise en demeure par le syndic de procéder aux vérifications nécessaires et ne l’avait pas fait, la responsabilité pénale du syndic ne pourra être recherchée.

  1. Responsabilité civile (contractuelle et délictuelle)

La responsabilité du syndic peut être recherchée, qu’il soit professionnel ou non. Cependant, lorsque le syndic est bénévole, les tribunaux sont beaucoup plus indulgents.

La mise en œuvre de cette responsabilité implique la démonstration de la classique trilogie : faute – dommage – lien de causalité. En l’occurrence il faut montrer qu’une faute de gestion du syndic a entraîné un préjudice pour la copropriété.

  • Délais et compétence territoriale

  • Le délai pour agir en responsabilité contractuelle est de 10 ans à compter des faits, devant le Tribunal de grande instance du lieu de l’immeuble.

  • Le délai pour agir en responsabilité délictuelle est de 5 ans à compter des faits, devant le Tribunal de grande instance du lieu de l’immeuble.

  • Étendue de la notion de faute

  • Le syndic peut être poursuivi à raison d’une faute personnelle, mais elle ne décharge pas le syndicat des copropriétaires qui peut être déclaré co-responsable. Le syndic qui voit sa responsabilité engagée peut toutefois, en l’absence de faute personnelle, se retourner contre le syndicat des copropriétaires qui est co-responsable du dommage.

  • Il peut ainsi être condamné à verser des dommages et intérêts à la copropriété si ses actes ou ses négligences ont causé un préjudice financier ou contribué à la dégradation de l’immeuble.

  • Sa responsabilité ne peut toutefois pas être engagée si l’assemblée générale a approuvé les actes du syndic en accordant le quitus.

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