La Cour de cassation se prononce sur les frais d’archivage facturés à la copropriété

le 18 mars 2013

L’une des missions du syndic est « la détention et la conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble », en vertu de l’arrêté Novelli du 29 mars 2010. Cette mission fait partie des prestations de gestion courante du syndic.

Cependant, la disposition de l’arrêté introduit une ambigüité entre les archives « utiles » et celles qui ne sont pas strictement utiles à la gestion immédiate du syndicat. Ainsi, il est de pratique constante que certains syndics fassent appel à des prestataires externes pour conserver les archives « dormantes » ou « non utiles ». Ces syndics facturent généralement les frais supplémentaires d’archivage au syndicat des copropriétaires au titre de prestations particulières. Le décret du 20 avril 2010 a écarté cette ambiguité en amendant l’article 33 du décret du 17 mars 1967 qui dispose désormais que : « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ». La loi ne distingue plus les archives « utiles » et non utiles. Le syndic ne peut alors pas exiger de frais supplémentaires pour l’exécution de cette mission de gestion courante.

La Cour de cassation s’est prononcée en ce sens dans un arrêt du 1er mars 2011 (no. 10-30286). Il s’agit ici d’un syndic assigné par le syndicat des copropriétaires en remboursement de frais d’archivage mis à la charge de la copropriété. Le syndic avait fait appel à une société d’archivage pour conserver les archives « dormantes » de la copropriété, et ce, sans autorisation de l’assemblée générale. Au terme du mandat de syndic, le syndicat des copropriétaires a exigé du syndic la restitution de toutes les archives de la copropriété. Le syndic refuse de payer les frais d’archivage au prestataire externe car il estime qu’ils doivent être à la charge du syndicat. Le syndicat des copropriétaires décide donc de (i) mettre en demeure le syndic de restituer les archives et de rembourser les frais et (ii) saisit le Tribunal d’instance.

Le Tribunal estime que le syndic a commis une faute dans l’exécution de ses obligations contractuelles et légales. Il doit restituer les archives et rembourser les frais supplémentaires au syndicat des copropriétaires. Le syndic se pourvoit alors en cassation. Il estime que les frais d’archivage ne lui reviennent pas car ce sont des archives « dormantes » qui n’entrent pas dans le cadre des prestations de gestion courante.

La Cour de cassation saisie de la question a rejeté le pourvoi et a confirmé le jugement du Tribunal. En effet, la Cour de cassation rappelle que : « le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait explicitement confié la responsabilité et relevé qu’en ne restituant pas l’intégralité des archives, la société X avait commis un manquement à ses obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat des factures d’archivage ». La Cour de Cassation conclut que le Tribunal d’instance « a, sans dénaturation, pu en déduire que la société X devait rembourser au syndicat les factures réglées par lui à la société d’archivage. »

Le syndic ne peut donc facturer des frais d’archivage au syndicat des copropriétaires. La conservation des archives qu’elles soient utiles ou dormantes font partie des prestations de gestion courante du syndic. Toute facturation supplémentaire dans le cadre de l’exécution de cette mission est considérée comme abusive car contraire aux dispositions de la loi de 1965. Le syndic ne peut facturer au syndicat des copropriétaires le recours à une société d’archivage qu’à condition d’avoir recueilli au préalable l’autorisation de l’assemblée générale.

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