Mise à disposition de documents dématérialisés : une obligation pour le syndic

le 27 mai 2019

Un décret du 23 mai 2019 fixe liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés devant être mis à disposition par le syndic sur un espace sécurisé en ligne dédié à la copropriété.

Mise à disposition de documents dématérialisés : une obligation pour le syndic

Aux termes de l’article 18, I, in fine, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (JO 11 juill.), tel qu’issu de l’article 205 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (JO 24 nov.), dite loi Élan, lorsque le syndic de copropriété est un syndic professionnel, il est tenu de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.

Le décret du 23 mai 2019 précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble accessible à l’ensemble des copropriétaires est ainsi la suivante :
– le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
– la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
– le carnet d’entretien de l’immeuble ;
– les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
– les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
– l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
– les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
– les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
– le contrat de syndic en cours.

Quant à la liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition, il s’agit :
– du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
– du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
– lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
– des avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Enfin, la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, est la suivante :
– les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
– le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
– les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
– la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;
– la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Ces dispositions entreront en vigueur le 1er juillet 2020.

Source : Actualités du droit

Ils parlent de nous :

Appelez-nous