Vie de la copropriété : témoignage d’un président de conseil syndical

le 23 avril 2013

Le conseil syndical est un organe d’assistance et de contrôle indispensable à la bonne gestion de la vie de la copropriété. Sa constitution a été rendue obligatoire par l’article 21 de la loi de 1965, sauf en cas de dispense votée en assemblée.

Le président du conseil syndical d’une copropriété de 160 lots principaux située dans l’Essonne, nous détaille le mode de fonctionnement de son conseil syndical.

 

1)       Comment est constitué votre conseil syndical ?

Notre conseil syndical est composé de 12 membres volontaires qui ont été désignés lors de l’assemblée générale. Parmi ces membres, cinq jouent un rôle véritablement moteur au sein de la copropriété. Même si la loi autorise une durée de mandat pouvant aller jusqu’à 3 ans, dans notre copropriété, les membres du conseil syndical voient leurs mandats renouvelés tous les ans lors de l’assemblée générale.

Au niveau de la composition du conseil syndical, il était important pour nous que cet organe soit représentatif de la copropriété qui est constituée de 6 bâtiments. La présence d’un membre du conseil par bâtiment permet en premier lieu de pouvoir faire remonter l’information concernant chaque bâtiment. Cela permet également de diffuser l’information auprès de chaque copropriétaire.

Chaque membre apporte à son niveau une valeur ajoutée au conseil, de par ses compétences ou le temps qu’il peut consacrer aux activités du conseil syndical. Dans notre cas, les compétences juridiques et comptables de deux des membres du conseil syndical sont misent à profit afin de mener à bien les éventuels procédures et opérer une revue détaillée des comptes de la copropriété. Les membres retraités, ayant davantage de temps à leur disposition, s’occupent de missions spécifiques telles que la surveillance des chantiers pendant la journée.

Le conseil syndical n’est pas un cercle fermé pour autant. D’autres copropriétaires (non-membres) peuvent nous aider ponctuellement sur des problématiques particulières. Récemment, lors de la rénovation complète du parc d’ascenseurs, l’apport d’un des copropriétaires, expert dans le domaine, a été très précieux dans le suivi de ce chantier d’importance. Notre objectif à moyen terme est de pouvoir mettre en place un fichier comprenant, pour chaque copropriétaire, les compétences et expertises que ce dernier peut mettre à profit de la copropriété.

 

2)       Comment se déroulent les réunions du conseil syndical?

Les réunions ont lieu une fois par mois, à date fixe. Elles ont lieu en présence du syndic. Pour une copropriété de notre taille, il est important que le syndic soit présent aux réunions du conseil syndical car il faut qu’il puisse être informé régulièrement des dossiers en cours et des attentes des copropriétaires. Cela nous permet également de le relancer sur les opérations qui sont en attente d’exécution.

Lors de ces réunions, les membres discutent de l’avancée des travaux en cours, des procédures d’impayés, etc. Habituellement, nous reprenons l’ordre du jour de la réunion précédente et y ajoutons les nouveaux éléments qui sont portés à notre connaissance.

Nous consultons également le cahier de liaison tenu par le gardien pour s’enquérir des faits nouveaux et prendre les mesures nécessaires le cas échéant. Ce document disponible à la loge permet aux copropriétaires de consigner les remarques et problèmes éventuels qu’ils constatent dans l’immeuble (sinistre, troubles du voisinage, problème avec un prestataire…). Le gardien y inscrit également les évènements liés à la vie de la copropriété (passage d’entreprises, incidents…).

 

3)       Comment le conseil syndical coopère-t-il avec le syndic?

Notre mission, encadrée par la loi, est de contrôler la gestion et la comptabilité du syndic mais également de l’assister dans l’exécution de ses missions. Pour assurer une bonne gestion de la copropriété, les relations entre le syndic et le conseil syndical se doivent donc d’être fondées sur la confiance et l’efficacité.

Le syndic doit par exemple obtenir l’avis écrit du conseil syndical pour les travaux dont le coût dépasse un seuil voté en assemblée générale (1500 euros HT dans notre cas). En pratique, le syndic nous consulte systématiquement quelque soit le montant des travaux. Il est ensuite de notre devoir d’analyser avec un regard critique les propositions qui nous sont transmises.

Au niveau du contrôle de la comptabilité, un membre du conseil syndical est  spécifiquement en charge de cette tâche. Il reçoit les pièces comptables nécessaires (relevés bancaires, factures, ordres de service) une fois par mois au moment de la réunion avec le syndic. Cela permet de pouvoir « étaler » la charge de travail liée au contrôle des comptes tout au long de l’année.

Lorsque les compétences au sein du conseil syndical ne sont pas suffisantes pour faire face à une problématique donnée, nous nous référons généralement aux sites internet des associations des consommateurs et de copropriétaires. Nous pouvons également dans certains cas recourir aux services de prestataires externes.

 

4)       Quel est le rôle du conseil syndical à l’assemblée générale ?

Avant l’assemblée générale, le conseil syndical et le syndic établissent l’ordre du jour de la prochaine assemblée ainsi que le budget prévisionnel de l’exercice suivant. Lors de l’assemblée générale, le président du conseil syndical est chargé de présenter le bilan d’activités aux personnes présentes pour les tenir au courant des dossiers en cours et des actions mises en œuvre par le conseil syndical. Le conseil syndical peut également être amené à rendre des avis et des rapports sur des questions spécifiques.

 

5)       Quelles sont les limites des prérogatives du conseil syndical ?

Notre conseil syndical dispose d’un pouvoir de décision assez large, l’assemblée générale nous a en effet autorisés à engager la copropriété sur des sommes importantes (7 500 euros HT) sans devoir recueillir l’approbation de l’assemblée générale. Cela permet au conseil syndical d’être très réactif lorsque des travaux nécessaires doivent être réalisés. Nous savons que dans d’autres copropriétés la marge de manœuvre du conseil syndical est beaucoup plus réduite.

La vraie difficulté pour nous est de susciter des vocations au sein de la copropriété. Il est de plus en plus difficile de motiver les copropriétaires à l’idée d’intégrer le conseil syndical car ils n’ont pas forcément de temps à y consacrer. C’est le principal challenge que nous aurons à relever dans les prochaines années. Nous savons pertinemment que sans un conseil syndical impliqué et structuré nous ne pourrons pas assurer la pérennité de l’immeuble.

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