Le bureau est constitué d’un président de séance, d’un secrétaire et éventuellement d’un ou plusieurs scrutateurs. Un copropriétaire ne peut occuper plusieurs postes au sein du bureau lors d’une même AG.
Le rôle de président de séance doit être tenu par un copropriétaire, il ne peut en aucun cas être tenu par le syndic. Il préside la séance et choisit notamment l’ordre dans lequel les résolutions seront votées même si cet ordre ne correspond pas à celui proposé par le syndic en exercice. En n, le président signe le procès-verbal à l’issue de l’assemblée générale.
Le secrétariat de l’assemblée générale est habituellement assuré par le syndic. Il a pour rôle de retranscrire les débats, notamment les résultats des votes des différentes résolutions. Pour chaque résolution, le secrétaire note le nombre de copropriétaires ainsi que le nombre de tantièmes qui ont votés pour, qui se sont abstenus et en n qui ont votés contre. Il indique également si la résolution est adoptée ou rejetée (en fonction de la majorité requise). En cas de changement de syndic, le secrétariat peut parfois être assuré par un copropriétaire, tout au moins jusqu’à l’élection du nouveau syndic.
Le scrutateur joue le rôle d’observateur de l’assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
A retenir
• Contrôler les pouvoirs au début de l’assemblée générale.
• Le secrétariat de l’AG peut être assuré par un copropriétaire.
• Le président de séance décide de l’ordre de vote des résolutions.
Le + Syneval
Si le conseil syndical en ressent le besoin, votre conseiller Syneval pourra assister à l’AG afin de veiller à son bon déroulé.
Pour comprendre comment changer de syndic, vous pouvez aussi consulter les pages suivantes :
• Doit-on contrôler les pouvoirs en début d’assemblée ?
• Doit-on obligatoirement donner quitus au syndic ?
• Le bureau doit-il soutenir la démarche ?
• Quelles sont les règles de vote en assemblée ?
• Qui rédige le procès-verbal ?