Comment choisir son syndic ?

Comment bien choisir son syndic de copropriété ?

Des pratiques discutables ayant entaché la profession de syndic

C’est peu dire que les métiers de l’immobilier ne bénéficient pas d’une bonne image, et c’est sans contexte le syndic de copropriété qui affiche l’image la plus dégradée. Il faut dire que pendant de nombreuses années cette représentation a été entretenue par les facturations abusives notamment liés aux « frais administratifs » pratiquées par les grands groupes et reprises à intervalles régulières dans l’actualité immobilière. Malgré les nombreuses jurisprudences pointant notamment l’illégalité de certaines clauses abusives, ses pratiques ont perduré. Ce n’est qu’en 2015 et l’entrée en vigueur du contrat-type de syndic que le débat a enfin pu prendre fin. Les syndics n’ont dorénavant plus la possibilité de rédiger leur contrat comme ils le souhaitent mais doivent reprendre in extenso le contrat-type imposé par la loi. Par ailleurs, ce contrat prévoit une trentaine de prestations annexes facturables, en dehors de ces prestations le syndic ne peut plus rien facturer, une vraie révolution ! En ce sens, la Loi ALUR a incontestablement apporté plus de transparence dans un secteur qui en manquait cruellement.

Le débat s’est déplacé du contrat de syndic à l’organisation des cabinets de syndic

Cette disposition a été salutaire car le contrat de syndic avait tendance à cristalliser tous les débats, les compétences du syndic passaient par conséquent largement au second plan. Ce n’est dorénavant plus le cas, le contrat de syndic ne fait donc plus l’objet de discussions interminables. Les conseils syndicaux s’intéressent par conséquent beaucoup plus aux moyens mis en œuvre par le syndic afin de gérer ses copropriétés : moyens humains, techniques mais également informatiques.

Tenir la comptabilité, construire un budget prévisionnel, procéder aux appels de fonds, régler les charges de copropriété, actualiser le carnet d’entretien et, de manière générale, assurer la gestion de courante des parties communes et l’entretien des équipements collectifs : les prérogatives du syndic sont larges et déterminantes au bon fonctionnement de la résidence. Il faut par ailleurs rappeler que les honoraires de syndic ne représentent en moyenne que 8% des charges de copropriété : mandater un syndic performant permet d’optimiser les 92% de charges restantes (chauffage, personnel, assurance copropriété…) et c’est là que se situe le véritable enjeu en matière de maîtrise de charges.

Les conseils syndicaux sont donc passés de la question « Comment négocier un bon contrat ? » à « Comment choisir un bon syndic ? ». Les copropriétaires ont en effet conscience que les problématiques actuelles (rénovation énergétique, responsabilité du syndicat des copropriétaires, audits énergétiques, gestion des fonds travaux…) sont de plus en plus complexes et nécessitent des compétences fortes chez les gestionnaires de copropriété. A ce jeu, tous les syndics ne présentent pas les mêmes garanties, loin s’en faut.

Les 4 caractéristiques du syndic idéal

En tant que leader des courtiers en syndics, nous sommes parfois sollicités par des conseils syndicaux souhaitant trouver le « meilleur syndic » lors de changement de syndic, notre réponse est alors simple : il n’existe pas. Choisir le « meilleur syndic » dans l’absolu pourrait vous orienter vers un syndic non adapté à votre copropriété. Nous vous conseillons de rechercher le syndic correspondant le mieux aux caractéristiques de la copropriété et aux attentes des copropriétaires. Voici quelques conseils simples afin de réaliser une mise en concurrence efficace et d’identifier quel syndic choisir.

Un syndic adapté au profil de la copropriété

Il est important de spécifier les principales caractéristiques de votre résidence :

  • Est-ce un ensemble important (plus de 100 lots) ?
  • La résidence est-elle neuve ?
  • Possède-t-elle des spécificités juridiques (présence d’une ASL/AFUL, Immeuble de grande hauteur, Etablissement Recevant du Public, Immeuble de bureaux) ?
  • Quels sont les principaux chantiers à adresser sur la résidence (programme de rénovation énergétique, remplacement de la chaufferie, ravalement…) ?
  • La copropriété souffre-t-elle d’impayés importants (seuil d’alerte de 25% du budget dépassé par exemple) ?
  • Le syndicat est-il engagé dans des procédures contentieuses ?
  • Ces caractéristiques sont importantes car la gestion de ces dossiers requièrent une expertise particulière. Il faudra alors s’assurer que les syndics sollicités possèdent ces compétences en interne.

Un syndic gérant des copropriétés dans le même secteur

La fonction de gestionnaire de copropriété nécessite un travail comptable et administratif important mais nécessite également une présence régulière sur les immeubles afin de contrôler l’état de la résidence et de veiller à sa conservation. Le gestionnaire partage donc son temps entre le cabinet de syndic et les copropriétés qu’il gère. Afin d’optimiser son temps, ce dernier regroupera les visites de plusieurs immeubles sur une même demi-journée afin de limiter le temps dans les transports. Si vous êtes la seule copropriété gérée par votre gestionnaire dans les environs, il ne sera alors pas étonnant que sa présence soit de plus en plus rare !

Un syndic ayant la capacité d’intégrer de nouvelles résidences

Lorsqu’un conseil syndical souhaite changer de syndic, les compétences du gestionnaire sont assez rarement remises en cause, c’est en fait sa charge de travail qui apparait comme démesurée. Il est par conséquent important de s’assurer que le gestionnaire possède un portefeuille équilibré. En Ile-de-France, un gestionnaire gère en moyenne entre 30 et 45 immeubles et environ 1500 lots principaux, il est par conséquent recommandé de ne dépasser cette moyenne.

Un syndic ayant les moyens de communiquer avec le conseil syndical

Les moyens modernes de communication, notamment les réseaux sociaux, ont fait de la quasi-instantanéité un standard recherché par tous. L’activité de syndic n’y échappe pas même si le retard accumulé pendant des décennies ne se résorbera pas du jour au lendemain. On constate néanmoins une amélioration sensible des moyens de communication mis en place par les syndics depuis quelques années.

Les permanences téléphoniques présentent des plages horaires élargies, alors qu’il n’était pas rare d’avoir des standards ouverts uniquement 2 ou 3 demi-journées par semaine.

Concernant l’extranet, les syndics ont l’obligation de le mettre à disposition des copropriétaires depuis le 1er janvier 2015. On constate néanmoins une très forte disparité dans les contenus : certains se contentent de mettre les procès-verbaux d’assemblée générale alors que d’autres donnent accès à l’ensemble des écritures comptables et des ordres d’intervention tout au long de l’année, facilitant le travail de contrôle du conseil syndical. Il est par conséquent conseiller de demander une démonstration de l’extranet des cabinets sollicités afin d’apprécier leur exhaustivité.

Nous n’avons volontairement pas abordé ici la question du syndic non-professionnel (communément appelé syndic bénévole) mais nous rappelons tout de même que cette solution existe notamment pour les petites copropriétés.

Nous rappelons enfin que la Loi ALUR a imposé en 2014 une obligation de mise en concurrence du mandat de syndic par le conseil syndical. La Loi Macron a précisé en 2015 la périodicité de cette mise en concurrence : tous les 3 ans. Si le conseil syndical souhaite réaliser un appel d’offres, il est alors conseillé de formaliser cette mise en concurrence en rédigeant une note expliquant le déroulé de l’appel d’offres. Si le conseil syndical choisit de recourir à un courtier en syndic, le rapport communiqué par ce dernier permet de justifier de la bonne exécution de la mise en concurrence.

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