Dans un premier temps, il convient de rappeler ce qu’est un syndic de copropriétés. Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers (personnel d’immeuble, fournisseurs, administrations diverses etc.). Il pourra prendre la forme d’une personne morale ou bien d’une personne physique (société commerciale ou un copropriétaire).
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Cette relation contractuelle se matérialise par la signature d’un contrat de mandat de syndic voté lors d’une assemblée générale annuelle regroupant l’ensemble des propriétaires).
Dans le cadre de sa mission le mandataire devra assurer la gestion administrative, comptable, technique et financière de la copropriété.
A la suite de l’assemblée générale annuelle, le syndic se chargera de faire appliquer les décisions adoptées par le syndicat des copropriétaires.
Le syndic a pour obligation de communiquer à l’ensemble des copropriétaires le procès-verbal d’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la date d’assemblée générale.
Le contenu du carnet d’entretien reprendra l’ensemble des travaux, des contrats de la résidence ainsi que tous les organes de décisions de l’immeuble (adresse du syndic, nom des membres du conseil syndical, etc.). Le carnet d’entretien est tenu à jour par le syndic.
La fiche synthétique de la copropriété regroupera l’ensemble des données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.
Il représentera le syndicat dans tous les actes civils et en justice lors des recours contre des tiers (copropriétaires défaillants ou fournisseurs par exemple).
Les salariés de la copropriété sont les employés du syndicat des copropriétaires et non du syndic. Ces derniers sont donc sous l’autorité du syndic en qualité de représentant du syndicat. A ce titre le cabinet se chargera d’embaucher ou le cas échéant licencier les employés du syndicat des copropriétaires avec l’accord des propriétaires.
Dans le cadre des missions d’administration attribuées au syndic, ce dernier devra obligatoirement organiser un vote concernant les décisions suivantes :
Le syndic devra souscrire à un contrat pour le compte du syndicat des copropriétaires contre les risques de responsabilité civile lors d’une assemblée de propriétaires.
Le syndic conservera dans ses locaux ou bien auprès d’une société d’archivage spécialisée toutes les archives de la résidence à savoir un an pour les courriers et ordres de services divers, 3 ans pour les charges sociales,5 ans pour les relevés des comptes bancaires et les livres de paies, 10 ans pour les marchés travaux relevant d’une garantie décennale et documents comptables, plus de 30 ans pour les salaires et les documents relatifs aux reconstitutions des carrières professionnelles.
Depuis 2015, chaque syndic se doit de pouvoir donner l’accès à ses clients à un extranet permettant la consultation en ligne des documents relatifs à la gestion de la résidence.
L’assemblée générale pourra décider que ce compte sera ouvert dans un établissement bancaire autre, de son choix.
Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat.
Dans le cas où, ce compte ne serait pas ouvert dans un délai de 3 mois à compter de la nomination du cabinet, son contrat sera frappé de nullité.