Comment faire pour changer de syndic ?

Changer de SyndicChanger de syndic a pendant longtemps été perçue comme un projet difficile à concrétiser et surtout très chronophage : quels syndics de copropriété solliciter ? Comment comparer leurs organisations ? Comment analyser leurs contrats de syndic ? Face à ces difficultés, les copropriétaires, en particulier les membres du conseil syndical, abandonnaient le plus souvent ce projet.

 

Les choses ont beaucoup évolué au cours des dernières années :

  • Le métier de courtier en syndic a été créé en 2011, facilitant grandement la comparaison des offres entre les différents cabinets de syndic.
  • La Loi ALUR est venue imposer en 2014 la mise en concurrence du mandat de syndic par le conseil syndical.
  • La Loi Macron, entrée en application en 2015, a fixé la périodicité de cette obligation : tous les 3 ans.

 

Avant de procéder à un changement de syndic, il est nécessaire de répondre à 4 questions principales :

  1. Quelles sont les difficultés rencontrées avec le syndic ?
  2. Quand se termine le mandat de syndic ?
  3. Quel type de syndic retenir ?
  4. Comment réaliser l’appel d’offres syndic ?

 

Quelles sont les difficultés rencontrées avec le syndic ?

Le syndic est en charge de la gestion de la copropriété mais également de l’ensemble des prestations annexes : tenir la comptabilité, procéder aux appels de fonds en fonction des tantièmes de chacun, convoquer une assemblée générale annuelle afin d’approuver les comptes et de valider le budget prévisionnel, recouvrer les charges auprès des copropriétaires, suivre les contrats de maintenance, suivre les travaux au sein de la résidence… Ces tâches sont donc variées et nécessitent des compétences multiples.

Lorsque le conseil syndical constate des difficultés dans la gestion par le syndic de la résidence, il est important qu’il apprécie la performance du syndic dans sa globalité et non sur un point particulier. Un changement de syndic n’est pas une décision anodine, le conseil syndical doit donc veiller à ne pas prendre de décision précipitée.

 

 Quand se termine le mandat de syndic ?

La date de fin de mandat permet d’apprécier la faisabilité du changement de syndic. Deux cas de figures existent :

Le contrat de syndic arrive à terme cette année

Il n’existe pas de tacite reconduction en matière de contrat de mandat de syndic, le renouvellement du syndic passe donc forcément par la validation en assemblée générale d’un nouveau contrat de syndic. Afin de changer de syndic, il suffit donc de ne pas signer de nouveau contrat et de proposer un contrat concurrent afin d’élire un nouveau syndic. Les copropriétaires n’ont donc pas à prouver que le syndic a manqué à ses obligations.

En cas de non renouvellement du syndic, il est important de prévoir une candidature alternative afin que la copropriété puisse toujours être gérée : le syndic est une obligation en copropriété. Dans le cas où la résidence se retrouve dépourvue de syndic, elle se trouve donc en « carence de syndic », le président du tribunal de grande instance statuant en référé, peut alors ordonner la désignation d’un administrateur provisoire. Ce dernier sera alors en charge d’administrer la copropriété mais n’assurera pas une gestion au quotidien de la copropriété, son rôle est principalement de convoquer une assemblée générale afin de procéder à la nomination d’un syndic. En fonction des caractéristiques de la copropriété et de l’implication des copropriétaires, ces derniers peuvent opter pour un syndic de copropriété bénévole ou bien alors pour un syndic professionnel (comme 90% des copropriétés).

Il est généralement conseillé d’éviter l’extrémité que constitue la mise en administration judiciaire car le coût pour la copropriété est généralement bien plus important que celui d’un syndic traditionnel.

Le contrat de syndic n’arrive pas à terme cette année

Le syndicat de copropriété est engagé avec le syndic et il ne peut changer de syndic qu’en procédant à une révocation du mandat de syndic actuel. La précision est importante car c’est alors au syndicat des copropriétaires de prouver que le syndic a manqué à ses obligations. Révoquer le syndic nécessite donc d’identifier les fautes graves de ce dernier mais surtout de collecter des preuves matérielles de ces manquements. Ces preuves vous serviront éventuellement en cas de contestation de cette révocation par le syndic. Il est fortement conseillé au conseil syndical d’acter ces manquements, notamment par une mise en demeure du syndic en place. Si la révocation du syndic venait à être considérée comme abusive par le juge, les honoraires à courir jusqu’au terme du mandat de syndic serait alors dus.

 

Quel type de syndic choisir ?

La loi oblige les copropriétés à mandater un syndic. 90% des copropriétés en France sont gérées par des syndics professionnels, les autres étant gérées par des syndics non-professionnels (ou syndic bénévole). Ces derniers sont généralement indiqués lorsque 4 conditions sont réunies :

  • Un ou plusieurs copropriétaires ont la possibilité de consacrer plusieurs heures par mois à la gestion courante de la résidence et d’assurer le rôle de syndic bénévole.
  • La copropriété est de petite taille (moins de 15 lots principaux généralement).
  • La résidence ne comprend pas d’éléments collectifs complexes (chaufferie, ascenseurs, gardiens…).
  • La copropriété est saine d’un point de vue financier et n’envisage pas de travaux lourds.

L’avantage principal du syndic bénévole réside bien évidemment dans les économies réalisées sur les honoraires de syndic.

Notons tout de même qu’il existe depuis peu une alternative à ces deux approches traditionnelles : le syndic en ligne. Apparue en 2013, cette offre limite l’intervention du syndic à la tenue de la comptabilité et des tâches administratives, le conseil syndical assurant notamment la réception des prestataires, la réalisation des appels d’offres et même la tenue de l’assemblée générale (émargement de la feuille de présence, vote des résolutions, rédaction du procès-verbal…).

 

Comment réaliser l’appel d’offres syndic ?

Décider de changer de changer de syndic n’est pas chose aisée. Néanmoins, après s’être posé les bonnes questions, le conseil syndical a pris sa décision. Maintenant comment faire pour trouver le syndic idéal ?

Le conseil syndical a 2 options :

Réaliser l’appel d’offres seul

Le conseil syndical doit alors identifier des syndics correspondant aux caractéristiques de la copropriété et aux besoins du conseil syndical. Après avoir effectué cette sélection, elle doit les recevoir, les questionner sur leurs organisations et analyser leurs contrats de syndic.

Se faire assister par un courtier en syndic

Le courtier en syndic sera chargé de définir avec le conseil syndical le cahier des charges relatif à l’appel d’offres syndic. Ce cahier des charges précisera notamment les obligations contractuelles du syndic (visites, réunions du conseil syndical, présence en assemblée générale…) mais également le profil du cabinet (zone géographique, taille, services dédiés, expérience des gestionnaires, extranet…).

La définition d’un cahier des charges précis permettra au courtier d’identifier les syndics les plus adaptés aux caractéristiques de la copropriété et aux besoins exprimés par les membres du conseil syndical.

Le courtier en syndic remet ensuite un rapport d’appel d’offres au conseil syndical, permettant à ce dernier de bénéficier d’un véritable comparateur des syndics de copropriété. Ce rapport intègre en effet plus d’une centaine de points de comparaison (ancienneté du cabinet, horaires d’ouverture, qualité de l’extranet, expérience des collaborateurs…). Le courtier en syndic sera par ailleurs chargé de vérifier que les contrats proposés soient bien conformes aux dispositions légales et qu’ils n’intègrent pas de clauses abusives.

Cette solution est tout à l’avantage des copropriétaires car le coût est principalement (voire intégralement) à la charge du syndic retenu.

 

Après avoir sélectionné un syndic suite à la mise en concurrence, un des membres du conseil syndical envoie un courrier en lettre recommandé avec accusé de réception au syndic actuel demandant l’ajout du contrat de ce syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le contrat de syndic doit forcément être annexé au courrier.

Le changement de syndic est généralement réalisé lors de l’assemblée générale ordinaire mais il est également possible de changer de syndic lors d’une assemblée générale spéciale (communément appelée assemblée générale extraordinaire).

L’assemblée générale se déroule de la manière suivante :

  • Constitution du bureau (président, scrutateurs et secrétaire).
  • L’ordre du jour est ensuite passé en revue, chaque résolution faisant l’objet d’un vote dans l’ordre mentionné dans la convocation.
  • Il est généralement conseillé d’approuver les comptes, cela facilitant la reprise de la copropriété par le nouveau syndic.
  • Il est par ailleurs recommandé de ne pas donner quitus au syndic afin de se ménager la possibilité de faire jouer la responsabilité du syndic le cas échéant.
  • Avant de faire procéder au vote les résolutions concernant le mandat de syndic, il est de coutume de laisser une dizaine de minutes au syndic en place afin de défendre sa candidature puis le même temps de parole au syndic candidat afin qu’il puisse se présenter aux copropriétaires.
  • A l’issue de ces présentations, les conseillers syndicaux exposent aux copropriétaires les raisons pour lesquelles ils sollicitent un changement de syndic.
  • Chaque mandat fait ensuite l’objet d’un vote à la majorité de l’article 25 de la Loi de 1965, soit la majorité de l’ensemble des copropriétaires (présents, représentés ou absents).
  • Le syndic obtenant le plus de tantièmes est alors nommé syndic de la copropriété. Ce dernier tient ensuite l’assemblée générale jusqu’à son terme.

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