Changer de syndic a pendant longtemps été perçue comme un projet difficile à concrétiser et surtout très chronophage : quels syndics de copropriété solliciter ? Comment comparer leurs organisations ? Comment analyser leurs contrats de syndic ? Face à ces difficultés, les copropriétaires, en particulier les membres du conseil syndical, abandonnaient le plus souvent ce projet.
Les choses ont beaucoup évolué au cours des dernières années :
Avant de procéder à un changement de syndic, il est nécessaire de répondre à 4 questions principales :
Le syndic est en charge de la gestion de la copropriété mais également de l’ensemble des prestations annexes : tenir la comptabilité, procéder aux appels de fonds en fonction des tantièmes de chacun, convoquer une assemblée générale annuelle afin d’approuver les comptes et de valider le budget prévisionnel, recouvrer les charges auprès des copropriétaires, suivre les contrats de maintenance, suivre les travaux au sein de la résidence… Ces tâches sont donc variées et nécessitent des compétences multiples.
Lorsque le conseil syndical constate des difficultés dans la gestion par le syndic de la résidence, il est important qu’il apprécie la performance du syndic dans sa globalité et non sur un point particulier. Un changement de syndic n’est pas une décision anodine, le conseil syndical doit donc veiller à ne pas prendre de décision précipitée.
La date de fin de mandat permet d’apprécier la faisabilité du changement de syndic. Deux cas de figures existent :
Il n’existe pas de tacite reconduction en matière de contrat de mandat de syndic, le renouvellement du syndic passe donc forcément par la validation en assemblée générale d’un nouveau contrat de syndic. Afin de changer de syndic, il suffit donc de ne pas signer de nouveau contrat et de proposer un contrat concurrent afin d’élire un nouveau syndic. Les copropriétaires n’ont donc pas à prouver que le syndic a manqué à ses obligations.
En cas de non renouvellement du syndic, il est important de prévoir une candidature alternative afin que la copropriété puisse toujours être gérée : le syndic est une obligation en copropriété. Dans le cas où la résidence se retrouve dépourvue de syndic, elle se trouve donc en « carence de syndic », le président du tribunal de grande instance statuant en référé, peut alors ordonner la désignation d’un administrateur provisoire. Ce dernier sera alors en charge d’administrer la copropriété mais n’assurera pas une gestion au quotidien de la copropriété, son rôle est principalement de convoquer une assemblée générale afin de procéder à la nomination d’un syndic. En fonction des caractéristiques de la copropriété et de l’implication des copropriétaires, ces derniers peuvent opter pour un syndic de copropriété bénévole ou bien alors pour un syndic professionnel (comme 90% des copropriétés).
Il est généralement conseillé d’éviter l’extrémité que constitue la mise en administration judiciaire car le coût pour la copropriété est généralement bien plus important que celui d’un syndic traditionnel.
Le syndicat de copropriété est engagé avec le syndic et il ne peut changer de syndic qu’en procédant à une révocation du mandat de syndic actuel. La précision est importante car c’est alors au syndicat des copropriétaires de prouver que le syndic a manqué à ses obligations. Révoquer le syndic nécessite donc d’identifier les fautes graves de ce dernier mais surtout de collecter des preuves matérielles de ces manquements. Ces preuves vous serviront éventuellement en cas de contestation de cette révocation par le syndic. Il est fortement conseillé au conseil syndical d’acter ces manquements, notamment par une mise en demeure du syndic en place. Si la révocation du syndic venait à être considérée comme abusive par le juge, les honoraires à courir jusqu’au terme du mandat de syndic serait alors dus.
La loi oblige les copropriétés à mandater un syndic. 90% des copropriétés en France sont gérées par des syndics professionnels, les autres étant gérées par des syndics non-professionnels (ou syndic bénévole). Ces derniers sont généralement indiqués lorsque 4 conditions sont réunies :
L’avantage principal du syndic bénévole réside bien évidemment dans les économies réalisées sur les honoraires de syndic.
Notons tout de même qu’il existe depuis peu une alternative à ces deux approches traditionnelles : le syndic en ligne. Apparue en 2013, cette offre limite l’intervention du syndic à la tenue de la comptabilité et des tâches administratives, le conseil syndical assurant notamment la réception des prestataires, la réalisation des appels d’offres et même la tenue de l’assemblée générale (émargement de la feuille de présence, vote des résolutions, rédaction du procès-verbal…).
Décider de changer de changer de syndic n’est pas chose aisée. Néanmoins, après s’être posé les bonnes questions, le conseil syndical a pris sa décision. Maintenant comment faire pour trouver le syndic idéal ?
Le conseil syndical a 2 options :
Le conseil syndical doit alors identifier des syndics correspondant aux caractéristiques de la copropriété et aux besoins du conseil syndical. Après avoir effectué cette sélection, elle doit les recevoir, les questionner sur leurs organisations et analyser leurs contrats de syndic.
Le courtier en syndic sera chargé de définir avec le conseil syndical le cahier des charges relatif à l’appel d’offres syndic. Ce cahier des charges précisera notamment les obligations contractuelles du syndic (visites, réunions du conseil syndical, présence en assemblée générale…) mais également le profil du cabinet (zone géographique, taille, services dédiés, expérience des gestionnaires, extranet…).
La définition d’un cahier des charges précis permettra au courtier d’identifier les syndics les plus adaptés aux caractéristiques de la copropriété et aux besoins exprimés par les membres du conseil syndical.
Le courtier en syndic remet ensuite un rapport d’appel d’offres au conseil syndical, permettant à ce dernier de bénéficier d’un véritable comparateur des syndics de copropriété. Ce rapport intègre en effet plus d’une centaine de points de comparaison (ancienneté du cabinet, horaires d’ouverture, qualité de l’extranet, expérience des collaborateurs…). Le courtier en syndic sera par ailleurs chargé de vérifier que les contrats proposés soient bien conformes aux dispositions légales et qu’ils n’intègrent pas de clauses abusives.
Cette solution est tout à l’avantage des copropriétaires car le coût est principalement (voire intégralement) à la charge du syndic retenu.
Après avoir sélectionné un syndic suite à la mise en concurrence, un des membres du conseil syndical envoie un courrier en lettre recommandé avec accusé de réception au syndic actuel demandant l’ajout du contrat de ce syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le contrat de syndic doit forcément être annexé au courrier.
Le changement de syndic est généralement réalisé lors de l’assemblée générale ordinaire mais il est également possible de changer de syndic lors d’une assemblée générale spéciale (communément appelée assemblée générale extraordinaire).
L’assemblée générale se déroule de la manière suivante :
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